Manuales de Usuario

Guías paso a paso para dominar OdontiFlow.

Configuración Inicial de Clínica

Sigue estos pasos esenciales para poner en marcha tu clínica en OdontiFlow.

1. Datos de la Clínica
  • 1 Ve a Configuración > Ajustes.
  • 2 Sube el Logo de tu clínica (aparecerá en recetas y presupuestos).
  • 3 Completa la información de contacto (Teléfono, Email, Dirección).
  • 4 Configura la Zona Horaria correcta para que tu agenda funcione bien.
2. Crear Consultorios
  • 1 Ve a Configuración > Consultorios.
  • 2 Registra al menos un consultorio (ej. "Sillón 1" o "Consultorio Principal").
  • 3 Esto es necesario para poder agendar citas sin conflictos de espacio.
3. Usuarios y Dentistas
  • 1 Ve a Configuración > Personal (Usuarios).
  • 2 Crea cuentas para tus colaboradores (Recepcionistas, Asistentes).
  • 3 Importante: Si tú eres el administrador y también atiendes pacientes, asegúrate de editar tu propio usuario y marcar el rol de Dentista. Esto habilitará tu perfil en la agenda.
4. Catálogo de Procedimientos
  • 1 Ve a Configuración > Catálogo.
  • 2 Da de alta los servicios que ofreces (ej. Limpieza, Resina, Extracción).
  • 3 Define los precios base para agilizar la creación de presupuestos.
Ir a Configuración

Registrar un Nuevo Paciente

  • 1 Ingresa al sistema con tu usuario y contraseña.
  • 2 En el menú lateral izquierdo, haz clic en Pacientes.
  • 3 Presiona el botón azul Nuevo ubicado arriba a la derecha.
  • 4 Rellena la información obligatoria (Nombre, Apellido, Teléfono).
  • 5 Haz clic en Guardar. El sistema te llevará automáticamente al expediente del paciente.
Pacientes Menores de Edad:

Si la fecha de nacimiento indica que el paciente es menor de 18 años, aparecerá automáticamente una sección para registrar los datos del Tutor o Responsable legal.

Gestión del Expediente

Una vez registrado, tendrás acceso al perfil completo donde podrás:

  • Editar Información: Modificar datos personales, antecedentes médicos y alertas.
  • Historial Clínico: Visualizar todas las citas, tratamientos y evoluciones.
  • Documentos: Generar y descargar recetas, presupuestos y consentimientos.
Ir a Registro de Paciente

Agendar una Cita

  • 1 Ve al módulo de Agenda en el menú lateral.
  • 2 Haz clic en el botón Nueva Cita.
  • 3 Busca al paciente por nombre. Si es nuevo, regístralo primero.
  • 4 Selecciona el Doctor, la Fecha y la Hora. El sistema te avisará si hay conflictos.
  • 5 Guarda la cita. Aparecerá en el calendario con estado "Pendiente".
Estados de la Cita

Puedes cambiar el estado de una cita haciendo clic sobre ella en el calendario:

  • Pendiente: Cita creada pero no confirmada.
  • Confirmada: El paciente ha verificado su asistencia.
  • Realizada: La consulta ha finalizado (permite cobrar).
  • Cancelada: La cita se anula y libera el espacio en la agenda.
Ir a la Agenda

Uso del Odontograma

  • 1 Dentro del expediente del paciente, ve a la sección Odontograma.
  • 2 Haz clic sobre la pieza dental que deseas editar.
  • 3 Selecciona la cara del diente (Vestibular, Oclusal, etc.) o el centro para la pieza completa.
  • 4 Elige el hallazgo (ej. Caries, Resina) y opcionalmente vincula un tratamiento.
  • 5 Presiona Guardar Cambios para actualizar el gráfico.
Tip:

Puedes marcar múltiples hallazgos en diferentes dientes antes de guardar. Si seleccionas "Crear nuevo plan", los hallazgos se convertirán automáticamente en un presupuesto borrador.

Buscar Paciente para Odontograma

Crear un Plan de Tratamiento

  • 1 En el expediente del paciente, selecciona la opción para crear un nuevo plan.
  • 2 Define un nombre para el plan (ej. Fase Inicial).
  • 3 Puedes importar hallazgos directamente desde el Odontograma o agregar procedimientos manualmente.
  • 4 Guarda el plan para comenzar el seguimiento clínico y financiero.
Seguimiento y Cobro

Desde la vista del tratamiento, puedes marcar procedimientos como Realizados. El sistema te preguntará si deseas registrar el pago inmediatamente o dejarlo como saldo pendiente.

Nota Técnica:

Al crear un plan, el sistema congela los precios de los procedimientos en ese momento. Esto garantiza que, si el catálogo de precios cambia en el futuro, se respete el costo acordado con el paciente en este plan específico.

Expediente Digital y Archivos

Centraliza toda la documentación, radiografías y fotos del paciente.

1. Subir Archivos
  • 1 En la pestaña Expediente Digital del paciente, haz clic en "Agregar".
  • 2 Selecciona el tipo (Radiografía, Foto, Estudio, etc.).
  • 3 Vinculación: Puedes asociar el archivo a un Tratamiento y a un Procedimiento específico (ej. Foto de la pieza 18). Esto ayuda a mantener el orden clínico.
2. Digitalización Rápida (Fotos a PDF)

Ideal para digitalizar hojas de historia clínica física o consentimientos firmados en papel.

  • 1 Al subir un Documento o Archivo, verás un botón llamado "Convertir Fotos a PDF".
  • 2 Haz clic y selecciona múltiples fotos desde tu celular o computadora.
  • 3 Ordénalas y presiona "Generar". El sistema creará un único archivo PDF automáticamente listo para guardar.
3. Documentos Firmados
  • 1 Usa la opción "Subir Documento Firmado" para anexar consentimientos o contratos.
  • 2 Si seleccionas una plantilla del sistema, quedará registrado qué tipo de documento legal es.

Generar Presupuestos

  • 1 Ve al perfil del paciente y selecciona la pestaña Presupuestos.
  • 2 Haz clic en Generar Nuevo Presupuesto.
  • 3 Agrega los procedimientos requeridos. Puedes modificar los costos manualmente si deseas aplicar un descuento especial.
  • 4 Guarda el presupuesto.
  • 5 Utiliza el botón Imprimir para generar un PDF profesional listo para entregar al paciente.
Conversión:

Un presupuesto aceptado puede convertirse fácilmente en un Plan de Tratamiento activo, transfiriendo todos los procedimientos y costos aprobados.

Emisión de Recetas Médicas

  • 1 Accede al expediente del paciente.
  • 2 En la pestaña Recetas, selecciona Nueva Receta.
  • 3 Escribe el diagnóstico y la prescripción (medicamentos, dosis, frecuencia).
  • 4 Añade indicaciones adicionales si es necesario (ej. cuidados post-operatorios).
  • 5 Al guardar, se generará un PDF con el formato oficial, incluyendo tu cédula profesional y firma digitalizada (si está configurada).

Registrar Ingresos o Gastos

  • 1 Accede al módulo de Finanzas.
  • 2 Haz clic en Registrar Movimiento.
  • 3 Selecciona si es Ingreso (cobro) o Egreso (gasto).
  • 4 Elige la cuenta destino (ej. Caja Chica, Banco) y el monto.
  • 5 Guarda el movimiento para actualizar el saldo automáticamente.
Historial y Reportes

En la sección Historial puedes ver todos los movimientos. Utiliza los filtros para:

  • Ver ingresos por Doctor (cálculo de comisiones).
  • Revisar gastos de un mes específico.
  • Auditar movimientos anulados.
Ir a Finanzas
Cálculo de Saldos:

El saldo mostrado en el dashboard es calculado en tiempo real sumando todos los ingresos y restando egresos activos. Si anulas un movimiento, el saldo se recalcula inmediatamente.

Lógica del Sistema: El software realiza una suma algebraica de todos los movimientos registrados en la base de datos que se encuentren en estado activo, garantizando la integridad de los totales.

Centro de Recursos

Gestiona plantillas de documentos y accede a materiales de utilidad.

Mis Documentos (Plantillas)

Crea y edita tus propios consentimientos informados, historias clínicas o contratos. Estas plantillas aparecerán disponibles cuando subas un documento a un paciente.

Repositorio Global

Accede a una biblioteca compartida de formatos y descargas útiles proporcionada por la plataforma. Puedes importar documentos globales a tu biblioteca local para personalizarlos.

Ir a Recursos

Gestión de Personal

  • 1 Dirígete a la sección de configuración de personal.
  • 2 Selecciona la opción para agregar un nuevo usuario.
  • 3 Completa los datos personales y credenciales de acceso.
  • 4 Asigna los roles correspondientes (Administrador, Dentista, Recepción, etc.).
Gestionar Usuarios
Seguridad y Roles:

El sistema utiliza un control de acceso basado en roles (RBAC). Las contraseñas se almacenan utilizando algoritmos de encriptación robustos, por lo que no son recuperables, solo restablecibles.

Gestión de Dentistas

Administra los perfiles profesionales para que aparezcan en la agenda y recetas.

1. Perfil Profesional
  • 1 Ve a la sección Dentistas en el menú de administración.
  • 2 Aquí puedes editar los datos públicos de los doctores como Especialidad y Cédula Profesional.
  • 3 Estos datos son cruciales porque aparecen impresos automáticamente en las Recetas Médicas.
2. Vinculación de Usuario

Para que un doctor pueda entrar al sistema y ver su agenda, debe tener un Usuario vinculado.

  • 1 Al editar un Dentista, busca el campo "Cuenta de Usuario Vinculada".
  • 2 Selecciona el usuario correspondiente (debe haber sido creado previamente en la sección de Usuarios).
3. Actividad y Seguimiento

Al acceder al detalle de un dentista (icono de ojo ), obtendrás una vista completa de su actividad:

  • Agenda Personal: Visualiza todas las citas pasadas y futuras asignadas específicamente a este doctor.
  • Tratamientos: Consulta el historial de planes clínicos que está atendiendo y su estado financiero.
  • Documentos: Revisa rápidamente los presupuestos generados y las recetas emitidas por el especialista.
Ir a Dentistas

Configuración de Cuentas Financieras

  • 1 Accede al módulo de Finanzas y busca la sección de Cuentas.
  • 2 Registra una nueva cuenta especificando su tipo (Banco, Efectivo, Caja Chica).
  • 3 Define la moneda y el saldo inicial si corresponde.
Control de Flujo:

Cada cuenta actúa como un contenedor independiente. El sistema permite rastrear el flujo de dinero específico por cuenta, facilitando la conciliación bancaria y el corte de caja por separado.

Gestión de Consultorios

  • 1 En la configuración, localiza la pestaña de Consultorios.
  • 2 Añade un nuevo espacio físico indicando su nombre y ubicación.
  • 3 Este consultorio estará disponible para ser asignado en la agenda.
Prevención de Conflictos:

Al agendar una cita, el sistema verifica no solo la disponibilidad del doctor, sino también la del consultorio físico, evitando que dos citas se programen en el mismo sillón dental simultáneamente.